نیم نگاهی به مدیریت زمان

مدیریت زمان از آن بحث‌هایی است که هر چه قدر بیشتر بلد باشیم، بیشتر به خودمان کمک کرده‌ایم. از آن کارهایی است که از محکم‌کاری عیب نمی‌کند. تعریف‌های زیادی در مورد مدیریت زمان و شیوه‌های دسترسی به زمان کافی برای انجام کارهای روزانه وجود دارد. تمام این روش‌ها روی این موضوع متمرکزند که قابلیت‌ها و مهارت‌های بهتری پیدا کنیم و بتوانیم به جایگاهی برسیم که شایستگی‌اش را داریم. جایگاهی که شاید تا قبل از شروع مدیریت زمان، حتی به آن فکر نمی‌کردیم.

تکنیک‌های مدیریت زمان روی روندی تمرکز دارند که زمان کافی برای انجام کارهای مشخصی داشته باشیم. توانایی خاصی که باعث بالا رفتن قدرت فکر، تحلیل، برنامه‌ریزی و رسیدن به خواسته‌ها می‌شود. با چند روز رعایت کردن این تکنیک‌ها، به این تصور می‌رسیم که گنجینه‌ای درون خودمان پیدا کرده‌ایم. گنجی که می‌تواند دنیای جدیدی را به روی ما باز کند.

فایده‌های بزرگ

یکی از مشکلاتی که نداشتن مدیریت زمان ایجاد می‌کند، بالا رفتن استرس روزانه است. حتی اگر کارها به سرانجام برسند، باز هم خستگی ناشی از استرس بی‌مورد روی  دوشمان می‌ماند. طوری که بعضی وقت‌ها ممکن است بگوییم از این کار فقط خستگی اش برایمان باقی ماند. جمله‌ای که شاید همین الان که متن را خواندید توی ذهن شما مرور شد. مزیت‌های دیگری هم برای این تکنیک‌ها وجود دارد که یکی یکی بررسی می‌کنیم.

یک) بهبود استرس

دنبال کردن یک برنامه‌ریزی کاری به کاهش اضطراب و نگرانی کمک می‌کند. وقتی به لیست کارهای در حال انجام و انجام شده نگاه می‌کنیم، می‌توانیم مسیر رشد و پیشرفت را ببینیم. هدف‌هایی که تعیین می‌کنیم و یکی یکی به ثمر می‌رسند، خودشان باعث کاهش نگرانی می‌شوند. چنین برنامه‌ریزی مشخصی، کمک می‌کند که مسیر رشد را نزدیک‌تر و در دسترس تر ببینید.

دو) وقت بیشتر

وقتی از چنین روشی استفاده کنیم، وقت بیشتری در روز پیدا می‌شود. زمان‌هایی که فکر می‌کردیم درگیر کارهای مهم باشیم، به راحتی خالی می‌شوند. مدیریت زمان کمک کرده است که کارها سریع‌تر انجام بشوند و زمان‌های بیشتری خالی کنیم. اتفاقی که تا قبل از این تکنیک‌ها، دست نیافتنی و دور از دسترس بودند.

سه) فرصت‌های بیشتر

پیدا شدن زمان‌های بیشتر باعث می‌شود که به فرصت‌های بیشتر و بهتر فکر کنیم. این فرصت‌ها تا قبل از این هم جلوی چشممان بودند، اما به این دلیل که تصوری برای رسیدن به آن‌ها نداشتیم، از زندگی‌مان حذف کردیم. اولویت و برنامه‌ریزی روزانه باعث می‌شود که فرصت‌های بیشتری را به دست بیاوریم و کارهای جدیدی را شروع کنیم. این فعالیت‌ها به موفقیت و دستاورد بیشتر می‌رسد.

چهار) دست پیدا کردن به رویاها

اگر تمرین‌ها و تکنیک‌های مدیریت زمان را به خوبی اجرا کنیم، می‌توانیم ساده‌تر به هدف‌ها و دستاوردهایمان برسیم. حتی می‌توانیم زمان رسیدن به هدف‌ها را کم کنیم. مسلماً هدف‌گذاری بدون رسیدن به آن‌ها، لذتی ندارد. هر هدفی برای رسیدن طراحی شده است. زمانی که مدیریت زمان را یاد می‌گیریم، متوجه می‌شویم که دستاوردها چه قدر در دسترس بودند و خبر نداشتیم. در یک مسیر ساده و نزدیک قرار داشته‌اند و ما از آن‌ها دور بودیم.

مهارت‌های مدیریت زمان

بعد از بررسی مزیت‌ها و نشانه‌های مدیریت زمان درست، وقت آن است که در مورد خود مهارت‌ها صحبت کنیم. ابتدا در مورد روش‌های مدیریت زمان صحبت کردیم تا بتوانیم با بررسی میزان اثربخشی تکنیک‌ها، از درست و غلط بودن اجرای خودمان آگاه بشویم. این بخش از کار حیاتی است. هر چند وقت یک بار باید به نتایج بالا نگاه کنیم و ببینیم در مسیرشان قرار داریم یا نه.

در مسیر نبودن به این معنا است که اشتباهاتی در انجام تکنیک‌ها داریم. هر چه قدر هم که با شیوه اشتباه به مدیریت کردن زمان‌های در اختیارمان مشغول باشیم، به نتیجه‌ای نمی‌رسیم. ارزیابی کردن هم ساده است. کم شدن استرس، به دست آوردن وقت و فرصت بیشتر و نزدیک‌تر شدن به آرزوها، نشانه واضحی از اجرای درست مدیریت زمان به حساب می‌آیند.

یک) هدف‌گذاری درست

برای رسیدن به هدف‌ها، باید طوری آن‌ها را طراحی کنیم که از قانون SMART پیروی کنید. یعنی مشخص، قابل اندازه گیری، در دسترس، مرتبط و زمان بندی شده باشد. هدف‌هایی که از این قاعده خارج باشند، هیچ وقت به دست نمی‌آیند. در مورد کلمه «مرتبط» بیشتر فکر کنید. آیا هدفی که گذاشته‌اید، مرتبط و متناسب با فعالیت‌هایی هست که انجام می‌دهید؟ همین یک کلمه می‌تواند خیلی از هدف‌های شما را عوض کند. یا برعکس، باعث بشود که فعالیت‌های مرتبط با آن تعریف کنید.

دو) اولویت‌بندی هوشمندانه

اولویت‌بندی براساس اهمیت و فوریت دسته‌بندی می‌شوند. به عنوان مثال، کارهایی که در طول روز انجام می‌دهند ممکن است یکی از این دو جنبه یا هر دوتای آن‌ها را داشته باشند یا نداشته باشند. اما وقتی به این جنبه‌ها را پیدا می‌کنیم، متوجه می‌شویم که این کارها در چه فوریت و اهمیتی هستند و در چه مدت زمانی باید کارها را به سرانجام برسانیم. اولویت‌بندی کمک می‌کند که به نتیجه کارهایمان بیشتر فکر کنیم.

سه) تعیین یک زمان مشخص برای تمام شدن کارها

این یکی از مراحلی است که باید به آن حسابی توجه کنیم. این مرحله به خوبی تعیین می‌کند که تکنیک‌ها چه کمکی به ما کرده‌اند. تعیین کردن زمان برای اتمام کارها و وظایف روزانه، به تمرکز و اثرگذاری شما کمک می‌کند. اثرگذاری کلمه‌ای است که باید به آن فکر کنیم.  ممکن است کارهای زیادی در طول روز انجام بدهیم، اما اثر مشخصی توی زندگی‌مان نگذارند. بی‌اثر بودن این کارها، احتمالاً به دلیل دیر انجام شدن یا به موقع نرسیدن کارها است.

برای جلوگیری از این اتفاق، نیاز داریم که زمان تعیین کنیم. بعد از تعیین زمان با موانعی که اجازه نمی‌دهند کارها را به موقع برسانیم مواجه می‌شویم. این موانع، کلید حل مشکل مدیریت زمان هستند. در نتیجه به مرور این موانع را شناسایی و رفع می‌کنیم تا به نتیجه مطلوب برسیم.

در مورد کارهایمان باید  نگاهی تازه داشته باشیم. اگر قرار است که کارهای زیادی را در مدت زمان کوتاهی انجام بدهیم، نیاز داریم که برایشان زمان تعیین کنیم. وقت تعیین شده در ابتدا ممکن است به ما استرس وارد کند، اما باعث می‌شود که به مرور با رساندن کارها، بدن به انجام دادن و رسیدن عادت کند. این عادت‌هاست که بدن را کنترل می‌کند.

مثلاً اگر قرار است پنج تا مقاله را بنویسیم و ارسال کنیم، می‌توانیم در مورد زمان ارسالشان خودمان را ملزم و متعهد کنیم. چنین تعهدی می‌تواند به ما کمک کند که کارها را سریع‌تر برسانیم تا فایده‌ای بهتری نصیبمان بشود.

با تکرار این روند می‌توانیم نسبت به زمان انجام کارها اطلاع پیدا کنیم و زمان‌بندی‌های بهتری داشته باشیم. درست است که در ابتدا ممکن است اذیت بشویم، اما نتیجه‌ای که به دست می‌آوریم، رضایت‌بخش و خوشحال‌کننده است. کم کردن زمان‌های تلف‌شده، مدت‌زمانی که یک کار انجام بشود کم می‌کنیم. در نتیجه کارهای بیشتری به ثمر می‌نشینند و لازم نیست برای رسیدن به خواسته‌هایمان، مدت زمان بیشتری صبر کنیم.

در مقابل اگر برای انجام کاری زمان کافی نیست، نسبت به آن حساس خواهیم شد. بی‌دلیل استرس و اضطراب به خودمان وارد نمی‌کنیم و همان تعداد کاری را قول می‌دهیم که می‌توانیم برسانیم. این فرمول‌ها کمک می‌کند که آگاهی بیشتری نسبت به خودمان پیدا کنیم و هوشمندانه‌تر برنامه بریزیم.

چهار)  زمان استراحت بین وظایف

هر کسی به تناسب توان و ظرفیتی که دارد، مدت زمان خاصی را می‌تواند روی کاری متمرکز باقی بماند. این تمرکز می‌تواند به هر دلیلی به هم بریزد، اما گذشت زمان روی آن تأثیرگذار خواهد بود. وقتی کارهای زیادی را بدون استراحت انجام بدهید، انگیزه و تمرکز به مرور کاهش پیدا می‌کند.

یک زمان استراحت کوتاه، چند ساعت کار را نجات می‌دهد. تمرکز دوباره به حالت قبل برمی‌گردد، انگیزه‌ها زنده می‌شود و می‌توانیم به کار سخت خودمان ادامه بدهیم. در این زمان کوتاه می‌توانید یک دمنوش بنوشید، پیام‌ها را جواب بدهید، کمی توی فضای مجازی بچرخید و دوباره به کارتان برگردید. همین قدر که ذهن کمی آرامش بگیرد برای تمرکز دوباره کافی است.

گاهی یک چرت کوتاه هم می‌تواند کمک کننده باشد. روی پیاده‌روی هم می‌توانید به عنوان یک گزینه مناسب حساب کنید. مدیتیشن هم برای آرامش ذهن و جسم کمک خوبی است. شاید برای تمام زمان‌های استراحت، این گزینه‌ها مناسب نباشند، اما به تناوب می‌توانیم از آن‌ها استفاده کنیم، با این شرط که به آن‌ها وابسته نشویم.

پنج) خودتان را منظم کنید

بعد از مدتی که مسیر کار دستتان آمد، وقت آن است که خودتان را منظم کنید. مدیریت زمان یعنی ارزیابی مدت زمان انجام یک کار. مرحله بعدی دسته‌بندی کارهای طولانی مدت تر است. کارهایی که انجامشان بیشتر از یک روز یا یک هفته زمان نیاز دارد. پروژه‌ها، وظایف و فعالیت‌هایی که نیاز به زمان بیشتری دارند در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند.

فعالیت‌های بلند مدت را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنیم و تصمیم می‌گیریم که در هر روز، چند درصد از کار را می‌توانیم انجام بدهیم. گاهی بهتر است زودتر از موعد، پروژه را برسانیم تا این که به روزهای آخر بکشانیم. همیشه به اتفاقات دور از انتظار فکر کنید.

شش) فعالیت‌های غیر مهم را حذف کنید

حذف کردن کارهای غیرضروری خودش یک ضرورت است. پیدا کردن این فعالیت‌ها را باید در اولویت بگذارید. همین کارهای غیرضروری باعث می‌شوند که مدیریت زمان به هم بخورد. زمانی که باید برای انجام کارهای مهم بگذارید، ممکن است درگیر کارهای غیرضروری باشید. هر چه قدر که می‌توانید خودتان را از شر آن‌ها خلاص کنید.

هفت) صبح را از دست ندهید

بهترین راه حل این است که صبح را با بررسی هدف‌ها شروع کنید. یک ذهن شفاف و مشخص که صبح زود برنامه‌ریزی شده باشد، کمک بزرگی به مدیریت زمان روزانه است. باید بدانید که امروز قرار است چندتا کار انجام بدهید تا انگیزه لازم برای شروع کردن فعالیت‌ها را پیدا کنید.

اگر این کار تبدیل به عادت بشود، مسلماً کار ساده‌تری در طول روز خواهید داشت. قبل از خواب شبانه، برنامه‌های روز بعد را بنویسید تا صبح فردا با یک برگه از کارهای مهم بیدار شوید. نگاهش کنید و با انگیزه از رختخواب کنده شوید. یادتان نرود که رختخوابتان را مرتب کنید. انرژی خوبی به شما خواهد داد.  ​